Embarquez avec Gryzzly pour un tour d’horizon sur l’importance du suivi de la facturation projet en entreprise.
La facturation est au cœur de la gestion d’une entreprise. À la fois outil de gestion, de trésorerie et commercial, elle est vitale pour une organisation.L’accumulation des retards de paiements ou une mauvaise gestion des rythmes defacturation peuvent à eux seuls pousser certaines entreprises à la faillite.
Mais pour éviter de se retrouver dans cette situation délicate, une solution existe: la mise en place d’une démarche de suivi régulier de la facturation de vos projets. Cette dernière joue un rôle stratégique dans le bon fonctionnementd’une société. Cependant, les chefs de projet se trouvent parfois totalement perdus lorsque vient le moment d’organiser le processus de facturation. Cette situation les amène même à s’interroger sur les avantages que peuvent apporterun suivi de facturation des projets efficaces.
Et vous avez de la chance, la réponse à cette question se trouve justement dans cet article.
Les avantages du suivi de facturation des projets
Souvent une société qui fait de la prestation de service ou de conseil va avoir tendance à facturer une partie du projet à son lancement, puis prévoir des échéances au fur et à mesure de la livraison des livrables ou de la consommation du budget. Sur un projet qui peut se dérouler sur 6 mois, si la société de services n’encaisse pas régulièrement, elle va se retrouver à payer les salaires de ses employés sans rentrer le moindre sous. Le premier avantage de la mise en place d’un outil de suivi de facturation, c’est qu’il permet d’organiser au mieux le paiement et d’avoir une vue d’ensemble sur les encours client.
Mais le suivi de facturation des projets représente d’autres avantages bien réels pour une entreprise, comme :
● L’amélioration du suivi client : offre la possibilité de disposer d’une vue sur les encours clients, et de ce fait de pouvoir adapter la facturation en fonction des habitudes de chacun des clients.
● La maitrise et l’optimisation du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) de la société : en étant en mesure d’encaisser régulièrement les factures, l’entité détient assez d’argent pour ses affaires courantes.
● La réduction de l’exposition de l’entreprise au risque de défaillance de ses clients : le suivi de facturation permet d’être en mesure de s’assurer d’être payé en temps et en heure, ce qui réduit le risque d’impayés.
● La mise à disposition d’éléments chiffrés :c’est un bon moyen d’aider à la réalisation d’un prévisionnel et d’un plan de trésorerie réaliste.
De ce fait, on peut donc dire que la mise en place d’un suivi de facturation des projets est un véritable atout pour piloter efficacement et sereinement la conduite d’une activité.
Comment mettre en place un bon suivi de facturation des projets ?
Prendre la décision de mettre en place un suivi de facturation des projets est une chose, mais encore faut-il être en mesure de savoir comment bien l’organiser.Le secret d’une implémentation réussie réside en 4 étapes clés.
Rédiger les Conditions Générales de Vente
La première étape de la mise en place d’un suivi de facturation de projet repose sur la rédaction des Conditions Générales de Vente (CGV). Ces dernières établissent les clauses générales d'un contrat de vente. Elles précisent clairement les conditions de facturation et le règlement que les deux parties prenantes (le client et l’entreprise) s’engagent à respecter. De quoi se prémunir des risques, en cas de litiges ou conflits.
Lors de la rédaction des conditions générales de vente, il est essentiel de faire attention à bien évoquer :
● Le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis.
● Les conditions dans le cas d’un règlement en plusieurs.
● Les délais de paiement accordés.
● La date limite de paiement.
● Les indemnités de retard.
✏️ À noter : il est possible d’adosser les conditions générales de vente au devis, afin de contractualiser la prestation.
Utiliser un outil de suivi de facturation adapté
Pour mettre en place un suivi efficace, nous vous recommandons vivement d’utiliser un outil de facturation plutôt que de recouvrir à un fichier Word ou un fichierExcel. Cela permettra à votre chef de projet de se tenir informé des clients et des projets en cours avec plus de précision, mais aussi de s’assurer d’être payé dans les temps. Nous en sommes conscients, la facturation et son suivi ne sont pas amusants, mais ils sont nécessaires. D’où l’importance de se doter d’un outil de suivi simple et performant.
✏️ À noter : si vous êtes une société de services ou de conseils, vous vendez probablement vos services au temps passé. Dans ce cas-là, votre facturation nécessitera une feuille de temps précise pour fonctionner. Nous vous conseillons donc de réfléchir à l’adoption d’un outil de suivi des temps. Ce dernier sera complémentaire à votre outil de suivi de facturation.
Il en existe de nombreux sur le marché, mais si nous devions vous en recommander un seul, il s’agirait de Gryzzly 🐻
Cette solution est constituée d’un chat bot Slack, sympathique, intuitif et non intrusif. Il simplifie la récolte des temps de travail de manière innovante. Ce qui vous permettra de suivre la consommation de vos budgets et de vos temps passés, mais aussi de détecter le moment où il faut facturer et envoyer la facture à votre client.
Choisir un bon rythme de facturation
La troisième étape consiste à être en mesure de choisir un bon rythme de facturation pour vos projets. Pour cela, il est essentiel que vous preniez en compte la durée de votre projet et son type. Une fois la typologie de votre projet déterminée, 3 rythmes de facturation s’offrent à vous :
● Dans le cas d’un projet de courte durée, c’est-à-dire quelques semaines : nous vous recommandons de facturer au lancement du projet et à la livraison.
● Dans le cas d’un projet de moyenne durée, autrement dit quelques mois : nous vous conseillons de facturer une partie au commencement du projet, puis d’effectuer un ou deux paiements au cours du projet (selon l’avancement de certains livrables), et enfin un dernier règlement à la livraison.
● Dans le cas d’un projet annuel : la meilleure façon de fonctionner reste la facturation mensuelle ou la facturation trimestrielle. À vous de voir ce que vous préférez.
✏️ À noter : ces 3 différents modes de fonctionnement vous permettrons de vous assurer de faire rentrer de l’argent, durant la réalisation du projet.
Maintenir de la rigueur dans le suivi de facturation
Cela va peut-être vous sembler évident, mais il reste important de garder à l’œil votre suivi de facturation régulièrement. Cela vous permettra de surveiller sa pertinence et surtout d’éviter de vous retrouver dans une situation critique avec un client.
C’est sur ces recommandations que s’achève notre article.
Nous espérons que celui-ci vous aura permis de vous rendre compte de l’importance que représente la mise en place d’un suivi de facturation des projets, en entreprise.